台中市政府八十四年度總預算編審作業檢討意見報告

八十四年度總預算案從八十三年二月各單位機關提出歲出入概算起,經過預算規 模之訂定、標準審、內容審、資本門審查、提報審查委員會、市務黨團會議,到 最終審定數電腦稿件送請印刷廠照相製版及裝訂成冊,並於四月下旬送請議會審 議,期間約歷兩個多月,所投入之人力及召開之會議次數不在少數,其為依限完 成總預算之審編工作可謂辛勞,尤其,在人手短少情形下尤甚。

謹就本次間歇性參與編審工作心得及個人見解,臚舉優缺點及建議事項於後:

優 點

一、在人力缺少情形下(按現職承辦工作人員僅課員、辦事員、代書記計三人) ,運用非編制人員及府外單位人員(按室內非編制人員計五人從旁協助大部 分電腦預算編審工作,另府外單位及國中小主辦會計人員多人協助標準審、 預算書電腦稿件內容說明校對及輔導兼辦會計單位個人電腦單位預算系統操 作與單位概算書電腦稿件編製),如期完成總預算編審工作,並凝聚主計人 員向心力與共同體觀念。

二、在各項條件及環境並非萬全妥善情況下,率先將預算編審作業電腦化,比省 政府預算電腦化更早(按省府預算電腦化僅總預算部分,而市府已擴展至單 位預算並將預算審查作業考慮納入),解決人力不足及預算編審繁瑣問題, 吻合市長行政資訊化,提高行政效率政見。

三、區分預算審查重點,將審查作業劃分成標準審、內容審,簡化審查作業及召 開會議時間;另先期審查正式人員人事費、及分析各單位基本需求,藉以控 制經常基本需求經費,有效分配預算資源於重大基礎建設經費需求,彰顯預 算配合施政功能。

缺 點

一、本次總預算編審作業進度之控制及人力調配分工方面,略顯鬆弛,致常發生參與人員對總預算編審工作是否能如期完成信心動搖及無法即時找府外單位人員幫忙,導致工作進度經常落後於主任之要求,最後就在催趕的情況下,完成總預算之編審工作,惟參與人員已乏勞不堪。

二、未能充分有效運用個人電腦單位預算系統及個人電腦網路與市府大電腦總預 算系統相關部分尚未連接,致發生一筆記錄需重複輸入或先書面審查再輸入 電腦列印,另個人電腦網路列印資料限制多,無法即時提供需要之資料。

三、預算審查會時未能即時提供審查委員作為決定核列與否資料,初審意見書面 資料未能充分或無法取得審查委員之認可,可能影響審查會時間與品質;另 臨時提出非屬原報概算之經費過多,往往造成審查程序之混亂與拖延,無法 掌握最終核列數,致使部分彙總工作必須延後,或重新調整彙總,影響總預 算編製時間。

建 議

一、建議預算審查意見儘量書面化並能納入個人電腦單位預算系統內,審查意見 格式配合標準審、內容審方式加以區分,標準審以傳統預算方式審查,內容 審以零基預算精神審查,資本門亦以零基預算精神審查,提供預算審查會委 員背景資料說明,不作核列刪減與否意見(按資本門部分市長指示個別審查 )財主初審結果標準審部分只提報各機關單位核列金額於預算審查委員會, 不作細部內容說明,至於內容審部分(含資本門部分)則直接提報財主書面 審查結果意見及核列刪減情形於審查委員會作總體報告,如有提裁或機關聲 復項目,直接請各機關單位列席審查委員會說明,其最終目的在使預算審查 程序能夠制度化;另建議減少概算數外臨時提出之需求,避免審查程序之混 亂及建立各機關單位提報概算之嚴謹性。

二、預算電腦化係行政革新必走的道路,惟除硬體設備齊備外,系統軟體是否穩 定及是否合符需要,更是電腦化成功與否指標。八十四年度總預算係首度使 用個人電腦編審單位預算,惟因受限於資料量大,個人電腦網路系統彙整速 度無法與大電腦比擬,且列印速度受限(按現單位預算系統在網路內彙整資 料耗時過久,且同時僅能一台列表機列印無法多台同時列印,再者,程式設 計列印方式係以工作計畫為單位,非以機關為單位,印列一個機關所有計畫 資料需重複操作列印動作),建議更新個人電腦網路系統提昇網路多工功能 ,除資料多機分享使用外,亦能多機同時列印,有關網路系統及單位預算系 統程式與個人電腦網路系統內單位預算系統與市府大電腦總預算系統連接等 問題,需請電腦公司協助解決;另為電腦化工作推行順利起見,建請開辦電 腦課程訓練講習,由於本年度是首度以電腦方式列印單位概算,大部分主辦 會計人員對電腦並不熟練,甚至有排斥心理作用,咸認為傳統手工作業較電 腦印列方式省事,視以電腦列印單位概算為苦差事,為消除恐懼心理可從學 習認識電腦開始,舉辦電腦課程講習,從認識基本DOS作業到套裝軟體運 用於日常會計事務工作,想必能引起對個人電腦之興趣,進而對單位預算系 統操作不再視為畏途。

三、重大建設計畫(預算金額超過五千萬元以上)建議先提計畫可行性及效益評 估後,再行列入概算審查,考量財源情形及政策性決定是否核列,亦即重大 事項另外管理原則處理,確保預算審查品質與分工,減輕人手不足壓力;另 為統一審查原則,於預算審查委員會決定預算規模同時並提請核定預算審查 原則(如經常性業務支出除新增業務外,以維持上年度預算數不增加經費為原則等),以利總預算編審作業。